Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine der wichtigsten Methoden, um einen Überblick über die finanzielle Situation eines Individuums oder Haushalts zu bekommen. Es handelt sich um eine einfache, aber dennoch effektive Methode, um die Einnahmen und Ausgaben aufzulisten, zu analysieren und Trends abzuleiten.
Dein Themeninhalt
- Bedeutung, Aufbau und Vorteile einer eigenen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
- Motivation und Ziele für die eigenen Finanzen kennen
- Kategorisierung der Einnahmen und Ausgaben festlegen
- Eine eigene Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erstellen und pflegen
- Wie man finanzielle Ziele erreicht
Was ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
Eine Ausgaben-Einnahmen-Rechnung ist eine einfache Methode zur Ermittlung der finanziellen Situation einer Person. Im Gegensatz zur Gewinn- und Verlustrechnung (schauen wir uns zu einem späteren Zeitpunkt an) werden bei dieser Art der Rechnung nur die Einnahmen und Ausgaben erfasst, die netto deinem Konto zu- oder abfließen.
Die Grundlage einer Ausgaben-Einnahmen-Rechnung ist die einfache Gleichung: Einnahmen – Ausgaben = Überschuss oder Defizit. Diese Rechnung kann auf monatlicher, jährlicher oder sogar auf täglicher Basis durchgeführt werden. Erwirtschaftest du einen Überschuss, dann wächst damit dein persönliches Vermögen.
Der Zweck einer Ausgaben-Einnahmen-Rechnung besteht darin, ein besseres Verständnis für deine finanzielle Situation zu erhalten. Mit dieser Rechnung kannst du deine Einnahmen und Ausgaben verfolgen und möglicherweise unerwartete Schwankungen erkennen.
Dies kann helfen, Einsparungen zu identifizieren, um zukünftige Budgets besser zu planen und langfristig finanzielle Ziele zu erreichen. Eine Ausgaben-Einnahmen-Rechnung ist auch hilfreich, um potenzielle Banken oder Kreditgeber über die eigene finanzielle Leistungsfähigkeit zu informieren (bspw. bei Immobilienkrediten).
Mehrere Vorteile
- einfach zu erstellen und erfordert keine komplexen Buchhaltungskenntnisse
- gibt einen klaren Überblick über die finanzielle Situation einer Person
- kann in kurzer Zeit erstellt werden, da sie nur wenige Informationen erfordert
- kann auf monatlicher, jährlicher oder sogar täglicher Basis erstellt werden
- hilft bei der Planung von Budgets und der Identifizierung von Einsparungsmöglichkeiten
- hilft dabei, zukünftige Einnahmen und Ausgaben besser zu planen und langfristige finanzielle Ziele zu erreiche
- ermöglicht schnelle Reaktion auf Veränderungen in ihrer finanziellen Situation
Der Aufbau ist simpel
Einnahmen
Dieser Bereich enthält alle Einkommensquellen der Person, einschließlich Löhne, Gehälter, Mieten, Zinsen, Dividenden, Sozialleistungen und andere Einnahmen. Jede Einnahme sollte einer Kategorie zugeordnet sein, damit sich damit später auch Auswertungen und Analysen erstellen lassen. Wichtig ist hierbei, dass du deine Einnahmen immer Netto einträgst, also abzüglich der Steuern und ggf. Sozialversicherungen.
Ausgaben
In diesem Bereich werden alle Ausgaben der Person erfasst, einschließlich Miete oder Hypothekenzahlungen, Stromrechnungen, Telefonrechnungen, Lebensmittel, Transport, Kleidung, Freizeitaktivitäten und andere Betriebskosten. Auch hier sollte jede Ausgabe einer Kategorie zugeordnet sein.
Überschuss / Defizit
Nach der Erfassung von Einnahmen und Ausgaben werden diese Werte miteinander verglichen, um den Überschuss oder das Defizit zu ermitteln. Die Einnahmen werden von den Ausgaben abgezogen, um den Netto-Überschuss oder das Netto-Defizit zu berechnen. Wir empfehlen die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung monatlich zu erstellen, da die meisten Menschen auch monatlich ihre Einnahmen überwiesen bekommen bzw. nach diesem Zeitintervall planen. Das erspart unnötiges Umrechnen auf Wochen oder sogar Tage.
Warum brauche ich eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
Möchte man sich tiefgreifender mit seinen eigenen Finanzen beschäftigen, ist die Basis immer eine aktuelle und gepflegte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Egal, ob du in den nächsten Jahren eine Immobilie planst, ein Kind erwartest oder ins Investieren einsteigen möchtest.
Transparenz verschaffen
Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gibt einen klaren Überblick darüber, wie viel Geld man verdient und wie viel man ausgibt. Indem man diese Informationen regelmäßig aktualisiert, kann man besser verstehen, wohin das Geld fließt und wie man das Budget effektiver nutzen kann.
Budgetplanung
Es hilft bei der Budgetplanung, indem sie aufzeigt, wie viel Geld man jeden Monat verdient und wie viel man ausgibt. Auf diese Weise kann man bessere Entscheidungen treffen, wenn es darum geht, welche Ausgaben priorisiert werden sollten und welche Käufe man sich leisten kann.
Sparmöglichkeiten ausloten
Es kann auch dabei helfen, Einsparungen zu identifizieren, indem man erkennt, welche Ausgaben unnötig oder zu hoch sind. Findet man einen Weg diese Positionen zu reduzieren oder zu eliminieren, kann man Geld sparen und das Budget optimieren. Hierfür können auch Grenz- und Schwellenwerte definiert werden, die sogar auf Basis von Vergangenheitswerten oder Empfehlungen beruhen. Dieser Punkt ist insbesondere dann wichtig, wenn eine Überschuldung vorliegt und finanzielle Mittel für die Tilgung zur Verfügung gestellt werden müssen.
Finanzielle Ziele erreichen
Indem man regelmäßig auf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung schaut, kann man Fortschritte bei der Erreichung von finanziellen Zielen verfolgen und sicherstellen, dass man auf dem richtigen Weg ist. Hat man wichtige Meilensteine erst einmal erreicht, bleibt man auch weiterhin motiviert seinen gesteckten Ziele zu erreichen. Aufbauende Features sind dann Diagramme, Dashboards und Gamification.
Wenn sich die Lebensumstände ändern, müssen allerdings auch die finanziellen Ziele und das Budget angepasst werden. Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kann unter anderem auch helfen, Veränderungen frühzeitig zu erkennen und das Budget entsprechend anzugleichen.
Die richtigen Kategorien festlegen
Das Festlegen von sinnvollen Kategorien ist ein wichtiger Schritt bei der Einrichtung einer persönlichen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Die Kategorien sollten eine klare Struktur bieten und alle relevanten Ausgaben und Einnahmen umfassen. Hier sind einige Tipps, wie man sinnvolle Kategorien für ein persönliches Haushaltsbuch findet:
Die letzten Kontoauszüge checken
Schaue dir deine Kontoauszüge an und notiere alle Ausgaben und Einnahmen. Kategorisiere diese Ausgaben und Einnahmen und überlege dir, welche Kategorien am häufigsten vorkommen und welche du davon regelmäßig im Blick haben möchtest.
Wichtige Kategorien für mein persönliches Ziel
Überlege, welche Ausgaben und Einnahmen für dich am wichtigsten sind. Dazu können z.B. Miete, Lebensmittel, Stromkosten, Benzin oder auch Versicherungen gehören. Möchtest du hier zum Beispiel gezielt deine Ausgaben im Bereich Konsum reduzieren, könntest du insbesondere diesen Part detaillierter aufschlüsseln (Kleidung, Amazon, Elektronische Geräte, Easy, und so weiter). So lassen sich auch Kauf- und Ausgabeverhalten besser durchleuchten.
Fertige Listen aus dem Internet
Es gibt viele vorgefertigte Listen von Kategorien, die dir als Vorlage dienen können. Du kannst diese Listen als Ausgangspunkt verwenden und die Kategorien an deine Bedürfnisse anpassen. Das erspart dir zwar das genaue Auseinandersetzen mit deinen Ausgaben, führt aber auch dazu, dass du wahrscheinlich wenig individuelle Bedingungen berücksichtigen wirst.
Gruppierungen bilden
Versuche, ähnliche Ausgaben in Gruppen zu konsolidieren. Zum Beispiel könntest du alle Ausgaben im Zusammenhang mit deiner Wohnung (z.B. Miete, Strom, Gas, Wasser) unter der Kategorie „Wohnen“ zusammenfassen. Mit übergeordneten Gruppen reduzierst du auch leicht die Anzahl deiner Kategorien. Das macht vor allem bei fixen Ausgaben (z.B. in den Kategorien „Wohnen“ und „Versicherungen“) Sinn, da du hier meistens nur kleine Einsparmöglichkeiten hast und deine Ausgaben Cent-genau berechnen und nachvollziehen kannst.
Unterschied zwischen Haushaltsbuch und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Ein Haushaltsbuch und eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sind beides Instrumente zur Verwaltung deiner persönlichen Finanzen, unterscheiden sich jedoch in ihrer Komplexität und ihrem Anwendungsbereich. Das Haushaltsbuch ist dabei die Basis für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Du kannst es im Prinzip als Tagebuch deine täglichen Ausgaben bezeichnen.
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist ein umfassenderes Instrument, das eine detaillierte Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben über einen bestimmten Zeitraum (z. B. ein Monat) bietet. Es gibt auch eine systematische Gliederung in verschiedene Kategorien, wie z.B. Miete, Versicherungen, Lebensmittel, Freizeitaktivitäten usw. Eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird in der Regel auch von Unternehmen, Freiberuflern oder Selbständigen verwendet, um ihre Geschäftstätigkeit zu verwalten und die finanzielle Performance zu messen.
Ein Haushaltsbuch ist ein einfaches Instrument zur Aufzeichnung der täglichen Einnahmen und Ausgaben. Es ist eine Art Tagebuch, in dem alle Ausgaben und Einnahmen erfasst werden, um ein klares Bild von den persönlichen Finanzen zu bekommen. Es kann in Papierform oder digital geführt werden und ist in der Regel auf den individuellen Haushalt oder die persönlichen Finanzen ausgerichtet.
Für deine variablen Ausgaben und Umsätze solltest du eine App verwenden. Es gibt zwar auch die Möglichkeit, deine Umsätze täglich handschriftlich zu notieren oder eine weitere Excel-Liste anzufangen, allerdings ist das sehr unflexibel und anfällig für Fehler.
Wir empfehlen dir daher einige Apps, mit denen du deine Umsätze mühelos im Alltag erfassen kannst.
Genial und super einfach zu benutzen. Das Haushaltsbuch von RealByte Inc. bietet doppelte Buchführung und verschiedene Einstellungen an, damit kann man ein perfektes individuelles Haushaltsbuch erstellen.
Auch das Haushaltsbuch von Wally Global Inc. bietet Budgets, Kategorien und Diagramme zur Visualisierung. Hier könnt ihr eure Konten auch über eine Schnittstelle direkt einbinden. Aktuell nur in englischer Sprache.
YNAB von You Need A Budget LLC bietet nicht nur einen Daily Expense Tracker sondern leitet euch methodisch auch durch diesen Prozess. Aktuell nur in englischer Sprache. Kostenpflichtig nach einer 34 Tage Testversion.
Nutze unsere kostenlose Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Wir haben für dich eine kostenlose Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für das regelmäßige Tracking deiner Kosten zusammengestellt. Du kannst diese Datei als Exceldatei direkt hier herunterladen und sofort loslegen!
Welche Ziele werden mit der DIN Norm verfolgt?
Anfangs geht es darum alle relevanten Informationen zusammenzutragen. Für die Einnahmen findet du in der Regel alle wichtigen Einnahmequelle auf deinen Bankauszügen. Dividenden, Zinsgutschriften und Mieteinnahmen sollten ebenfalls berücksichtigt werden, insbesondere wenn das ein wesentlicher Teil deines Einkommens ist. Vergesse auch Kindergeld, Bank- und Steuergutschriften sowie Nebeneinkünfte nicht.
Im Anschluss bearbeitest du das Excel Tool nach deinen eigenen Bedürfnissen, indem du die unnötigen Kategorien einfach löschst und ggf. deine eigenen Kategorien einfügst. Ändere dafür einfach die Bezeichnung der Kategorie oder füge neue Zeilen hinzu. Wird eine ganze Ober-Kategorie nicht benötigt, so löschst du einfach alle Zeilen dieser Ober-Kategorie (z.B. Mobilität).
Wir haben noch eine separate Spalte für dein Budget eingefügt. Hier kannst du für jede einzelne Kategorie ein festes, monatliches Budget bestimmen. Damit hast du am Monatsende auch ein Gefühl dafür, ob du deine Ziele eingehalten hast oder in welchen Kategorien du noch Maßnahmen ergreifen musst.
Tipp: Für mehr Planbarkeit in deinen Finanzen empfiehlt es sich, für bestimmte Kategorien (Investments, Urlaub und Reisen, Altersvorsorge, Gesundheit und Anschaffungen) einen automatischen Sparplan einzurichten. Meistens sind diese Ausgaben eher ungleichmäßig über das Jahr verteilt, sodass du mit festen Sparraten auf Unterkonten schon am Monatsanfang mehr Transparenz gewinnst.
Natürlich solltest du nach einiger Zeit nochmals deine Kategorien überprüfen:
- Ist die Anzahl der Kategorien auch im Alltag handhabbar?
- Hast du am Anfang evtl. wesentliche Umsätze vergessen?
- Kann man einzelne Kategorien sogar noch zusammenfassen?
Führe deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung idealerweise für ein komplettes Jahr. So bekommst du einerseits ein tiefes Verständnis über deine Einnahmen und Ausgaben und hast andererseits die Möglichkeit, eine große Datenmenge auszuwerten und für die Planung des nächsten Jahres zu nutzen.
Tipp: Wie das genau funktioniert und welche Rolle deine persönlichen Ziele dabei spielen, schauen wir uns in einem separaten Beitrag an. Dieser wird dann auch hier verlinkt sein.
Download
Das Tool zum Download
Das Excel-Tool zur Erfassung privater Einnahmen und Ausgaben ist ein benutzerfreundliches und anpassbares Hilfsmittel, mit dem du deine Finanzen effektiv verwalten können.
Die strukturierte Tabelle ermöglicht dir die übersichtliche Erfassung und Analyse deiner Einnahmen und Ausgaben, während automatische Berechnungen helfen, finanzielle Muster zu erkennen.
In unserer Rubrik Methoden, Tools und Guidelines findest du übrigens eine ausführliche Anleitung zu diesem und vielen weiteren Tools. HIER kannst du dir den Beitrag über die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung direkt anschauen.
Fünf Tipps eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zu führen
Damit dir das Führen einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung auch leicht von der Hand geht, haben wir dir 5 Tipps für einen besseren Umgang zusammengestellt.
Vollständige Dokumentation
Es ist wichtig, alle Einnahmen und Ausgaben zu dokumentieren, um eine genaue Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zu führen. Das kann manuell mit einem Notizbuch oder Excel-Tabelle erfolgen oder eben auch mit digitalen Apps für den Alltag. Eine Auswahl der Apps findet ihr bereits hier.
Sinnvolle Kategorisierung
Kategorisiere alle Einnahmen und Ausgaben, um einen besseren Überblick zu haben. Das erleichtert auch die spätere Auswertung. Kategorien können beispielsweise Miete, Gehalt, Versicherungen, Freizeit, etc. sein. Die Auswahl der Kategorien kann sehr individuell sein. Das hängt stark von eurem Ausgabeverhalten und Lebensstil ab. Achtet aber darauf, dass ihr bei der Definition der Kategorien immer Aufwand und Nutzen in der Balance haltet und das Führen einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht zur Belastung wird.
Wir empfehlen für den Alltag ungefähr 7 – 10 unterschiedliche Kategorien für eure Ausgaben. So ist gewährleistet, dass wir später eine ausreichende Menge an Daten für die Analyse und Auswertung haben und uns damit in der täglichen pflege nicht überlasten. Im Download findet ihr eine passende Vorlage dazu.
Tipp: In eurer Haushaltsapp braucht ihr natürlich nur die variablen Kategorien zu tracken (also Lebensmittel, Freizeitaktivitäten, Restaurantbesuche, etc.). Eure fixen Ausgaben sind ja bereits bekannt und können auch so in die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung eingetragen werden.
Regelmäßigkeit
Täglich grüßt das Murmeltier. Eine regelmäßige Aktualisierung ist wichtig, um einen genauen Überblick über die Finanzen zu behalten. Je nach Ausgabeverhalten und Bedarf solltet ihr täglich bzw. wöchentlich eure Kosten einmal erfassen, damit auch wirklich nichts verloren geht. Hier bietet es sich übrigens an, lieber die EC- oder Kreditkarte zu verwenden, damit ihr auch später noch wisst, wie viel Geld ihr genau ausgegeben habt. Barzahlungen lieber sofort in die App eintragen!
Die regelmäßige Pflege der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kann entweder wöchentlich oder monatlich stattfinden. Hier kommt es ganz auf euer Ziel an – wenn ihr ein festes monatlichen Budget nicht überschreiten dürft, solltet ihr wöchentlich Bilanz ziehen. Das ermöglicht es euch noch frühzeitig einzugreifen. Führt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung hingegen in erster Linie für mehr Transparenz und Planung, sollte eine monatliche Übertragung der Daten aus dem Haushaltsbuch ausreichend sein.
Routine
Das Schaffen einer Routine für das tägliche Haushaltsbuch und die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfordern Disziplin und Organisation. Hier helfen vor allem mobile Apps auf deinem Handy, um Ausgaben immer direkt oder zu einem festgelegten Zeitpunkt einzutragen. Beispielsweise könnt ihr euch immer die 5 Minuten von der Arbeit nach Hause oder direkt nach dem Abendessen die Zeit dafür nehmen. Die Übertragung in die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung kann dann ein weiterer Punkt auf deiner Sonntags-Checkliste sein – Abendessen für die Familie vorbereiten, Tasche für Montag packen, Mails checken, Überweisungen durchführen und EAR pflegen.
Steuern und Lenken
Das Konzept von Planen, Wirken, Steuern kann hier als zyklischer Prozess betrachtet werden, da eine erfolgreiche Umsetzung der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung keinesfalls als statisch angesehen werden kann. Eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Rechnung ermöglicht es dir, sich den sich ändernden Bedingungen im Alltag anzupassen und deine langfristigen Ziele dennoch zu erreichen. Plane deine Budgets, beobachte dein Ausgabeverhalten und suche nach Verbesserungen und Einsparpotenzialen.
Beispiel:
Du hast für deinen Handyvertrag ein festes Budget in Höhe von 50€ monatlich festgelegt. Ändert sich nun dein Bedarf und du reduzierst zum Beispiel dein Datenvolumen, kannst du deine monatlichen Kosten dafür auf 40€ senken. Du passt also dein Budget an und kannst frei entscheiden, wie du die gewonnenen 10€ anderweitig einsetzen möchtest.
Deine Lessons Learned
Wir haben gelernt, dass..
- eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung eine Gegenüberstellung von finanziellen Zu- und Abflüssen ist
- das eigene Budget besser und transparenter geplant, genutzt und verbessert werden kann
- ein tägliches Haushalts-Tagebuch der Input einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist
- Disziplin und Organisation bei der regelmäßigen Pflege wichtig sind
- eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nur der Startpunkt und die Basis für weitere Finanzthemen ist
Beim nächsten Mal schauen wir uns an, wie wir die eingetragenen Informationen und Daten auch visualisieren können. Dazu werden wir euch ein Dashboard zur Verfügung stellen, um die Daten in farbigen Diagrammen und Kennzahlen (KPIs) besser verarbeiten zu können. Bleibt also dran!
Autor
Gründer & Autor | Capegy
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